ＮＰＯ法人を設立する際の認証申請に必要となる書類と必要部数は次のとおりです。

これらの書類作成の作成ポイントについて順番に見ていきましょう。

　設立認証申請書は、各所轄庁の所定どおりに作成しなければなりません。このうち「法人の名称」と「定款に記載された目的」については、定款に記載した内容と完全に一致させなければなりません。

　事務所の所在地は、定款上は最少行政区画で記載している場合でも、必ず地番まで、省略せずに記載する必要があります。

　ＮＰＯ法人は定款で定めた目的の範囲内で権利を有し義務を負います。

　定款は、当該法人の目的、組織、業務執行などに関する基本規則を記載したもので、法人内部の規範として役員、社員、期間及び法人の構成員全員を拘束します。

　設立後の運営に合わせた定款を作成するか否かで、その後の活動展開に大きな支障が生じてしまう可能性もあるので注意が必要です。

　設立認証申請時には、所轄庁から大変厳しいチェックが入るので、設立手続きでは、定款の作成は非常に重要です。

　また、定款の変更はいつでも可能ですが、再度、所轄庁からの認証を受けなければならないので、定款変更手続きには新規設立と同様に、多くの時間と労力がかかってしまいます。

　具体的に定款に定める事項について詳しく見ていきましょう。

　次に掲げる事項は定款の絶対的記載事項です。絶対的記載事項とは必ず定款に記載しなければならない事項です。

　受益対象者の範囲、主な事業、法人の事業活動によって社会にどのような利益になるか、法人の最終目的などを明らかにします。

　専門用語や一般的でない表現などは平易な表現に置き換えたり、専門用語の後にカッコ書きで解説を加えるなどして誰にでもわかるように記載します。

　会員などの構成員相互の利益を目的とした活動は、不特定かつ多数の者の利益を目的とする特定非営利活動とは認められないので注意が必要です。

　国や自治体の期間などと誤認されるおそれのある名称、特定の個人や企業等団体の名称を用いることはできません。

　また、学校法人や社会福祉法人のように、他の法律で使用が禁止されている名称もあります。

　ＮＰＯ法２条１項の別表に定められた２０分野のいずれかを記載します。複数の分野の活動を行う場合は、そのすべてを記載します。将来的に活動する予定のものについても、記載しておくとよいでしょう。

　活動の中心とするところを「主たる事務所」とし、それ以外の事務所をその他の事務所として、そのすべてを記載します。（他の都道府県または海外に従たる事務所がある場合も含まれます。）

　なお、その他の事務所がある場合は、定款には次のように記載します。

　「この法人は、その他の事務所を○○県○市○町○番○号に置く。」

　会員の種別（正会員、賛助会員など）については何種類あってもかまいません。どんな種類や名称であっても、社員となることは可能です。ただし、法律上の社員にあたる会員については、入会に制限を付けることは原則としてできません。

　会員に関する事項として決めておくことは次のような事項です。

　「入会金及び会費」

　「会員の資格の喪失」

　「退会」

　「除名」

　役員とは理事及び監事のことです。理事は３名以上、監事は１名以上必要になります。

　役員の員数も定めますが、役員が欠けた場合には定款に違反することになってしまうので、員数には幅を持たせることもできます。

　なお、理事及び監事が６人以上の場合に限り、配偶者もしくは三親等以内の親族を１人、役員に加えることができます。

　役員の選任方法、職務、任期、解任、欠員が出た時の補充方法、報酬についても定款に記載しておきます。

　代表者を選任しない場合は、理事全員が代表権をもつことになります。定款で理事のうち１人を代表者として定めた場合はその旨の登記が必要です。

 法人の決めるべき主要事項を、総会と理事会に振り分け、それぞれ決議事項を定款に記載します。主な事項は次のようなものがあります。

　定款には、通常総会や臨時総会についても記載します。通常総会は、少なくとも年に１回以上、開催することを明記します。総会の招集、臨時総会の開催条件、議長、定足数、議決権、委任の方法、議事録の作成義務等についても記載します。理事会についても同様です。

　資産構成やその管理について、定款に記載します。 

　会計処理の原則や、事業計画、予算、事業報告、決算について定款に定めます。

　「当法人の事業年度は毎年○月○日から翌年○月○日までの年１期とする」というように記載します。

 ＮＰＯ法人の解散事由について記載します。また、残余財産についても記載が必要です。なお、残余財産を譲渡先はＮＰＯ法に規定されています。（以下参照）

　残余財産の帰属先を定めない場合、または帰属先が明瞭でない場合は、国または地方公共団体に譲渡されるか国庫に帰属されることになります。

　所轄庁の認証を必要とする定款の変更方法についても定めます。

　法人の公告方法を記載します。

　なお、次の公告については、官報への公告が必要です。

　ＮＰＯ法人の主たる目的ではない営利事業を行う場合には、事業の種類やその事業に関する事項を記載します。

　これらの事項もＮＰＯ法によって絶対的記載事項とされています。

以上の他に、定款には相対的記載事項や任意的記載事項といったものがあります。

　役員名簿とは、設立総会において選任された設立当初の役員（理事、監事）の氏名及び住所、並びに役員についての報酬の有無を記載した名簿です。

　役員名簿の住所氏名については、住民票の記載と完全に一致していなければならないので正確に記入することが必要です。

　また、役員のうちで役員報酬を得ているものがいる場合には、名簿に報酬の有無を記載します。役員が外国人の場合には母国文字にカタカナでフリガナを付記します。

　役員については、役員への就任を承諾すること、欠格事由に該当しないこと及び役員の親族規程などの法に違反しないことを明示した「就任承諾書及び宣誓書」を提出します。

　各役員について提出しますが、書類に記載する住所氏名は住民票と一致する必要があります。

　住民票の写しを提出します。

　社員名簿には、最低１０名以上の社員の氏名、住所または居所を記載します。

　社員には、団体が含まれることもありますが、その際には団体名のほかにその団体の代表者名を記載します。

　確認書とは、ＮＰＯ法２条２項２号（宗教・政治・選挙活動を目的とする団体でないこと）、及びＮＰＯ法１２条１項３号（暴力団でないこと、暴力団の統制下にある団体でないこと、暴力団の構成員の統制下にある団体でないこと、暴力団の構成員でなくなった日から５年を経過しない者の統制下にある団体でないこと）に該当することを、設立総会などで確認した旨の書類をいいます。

　設立趣意書には、法人を設立しようとするに至った経緯、設立目的、事業内容、法人格が必要な理由などについて、第三者でも容易に理解できるよう具体的に記載します。所轄庁によっては、過去の活動実績やＮＰＯ法人の設立に至る経緯を記入しなければならないこともあります。

　設立趣意書を作成するときは、「なぜ法人化しなければならないのか」「なぜＮＰＯ法人でなければならないのか」をはっきりと伝えられるように記載します。

　具体的には、現代社会の現状、背景、問題、原因やそれに対する社会的使命、そのためにどういった活動をしていくのか、これまでの活動状況（任意団体としての活動実績がある場合）、ＮＰＯ法人格が必要となった理由、今後の活動への意思表明などを記載します。誰が読んでもわかるように記載してください。

　事業計画書には、そのＮＰＯ法人が定めた事業期間内に実施する事業の計画について記載します。事業計画書は、設立初年度と翌年の分を作成して提出します。

　定款に定めた事業との整合性・関連性がある事業計画を立て、不特定かつ多数の者の利益の増進に寄与することを主たる目的としていることが明らかになるように記載し、第三者から見ても客観的に理解できるよう、具体的かつ簡潔に作成する必要があります。

　また、実施する事業に関しては「特定非営利活動に係る事業」と「その他の事業」を分けて記載する必要があります。各所轄庁によって事業計画書の記載項目などが異なっているので注意が必要です。

　基本的な記載事項は次のとおりです。

　活動予算書とは、活動に係る事業の実績を表示する書類です。提出するのは損益ベースの計算書類です。株式会社などの営利法人で使用されている会計基準に近いものです。